Mitgliedsbescheinigung

Eine Mitgliedsbescheinigung dient als Nachweis der Krankenversicherung bei einer Krankenkasse und wird zur Vorlage gegenüber verschiedenen Stellen benötigt. Sie ist nach § 175 Abs. 2 Satz 1 SGB V auf Nachfrage von den Krankenkassen auszustellen.

Versicherte können die Mitgliedsbestätigung bei ihrer Krankenkasse telefonisch oder direkt im Kundencenter vor Ort anfordern. Zudem bieten die meisten Krankenkassen inzwischen Online-Services an, mit Hilfe derer Mitgliedsbescheinigungen beantragt oder direkt heruntergeladen werden können - entweder über ein Online-Formular, über eine Krankenkassen-App oder über das Kundenprofil eines Online-Portals.

Dabei besteht für Arbeitnehmer die Möglichkeit, ihre Mitgliedbestätigung postalisch, elektronisch oder per Fax direkt an den Arbeitgeber übermitteln zu lassen

Eine Mitgliedsbestätigung der Krankenkasse wird benötigt, um die Mitgliedschaft in einer Krankenkasse bzw. bestehenden Krankenversicherungsschutz nachzuweisen.

Arbeitgeber benötigen einen Nachweis über die Mitgliedschaft ihrer Arbeitnehmer bei der Krankenkasse, um die Sozialversicherungsbeiträge für ihre Arbeitnehmer an deren Krankenkasse überweisen zu können. Auf Nachfrage versenden die Krankenkassen Mitgliedsbetätigungen an die Versicherten, die beim Arbeitgeber vorgelegt werden können. Im Unterschied zu Studierenden ist das Vorlegen einer Bescheinigung auf Papier aber keine Pflicht. Mit Beschäftigungsbeginn, spätestens aber nach 14 Tagen, ist dem Arbeitgeber mitzuteilen, bei welcher Krankenkasse man Mitglied ist bzw. werden möchte.

Bei jedem Jobwechsel gilt ein sofortiges Wahlrecht für einen Krankenkassenwechsel ohne Kündigung und ohne Wartezeiten. 

Die Deutsche Rentenversicherung benötigt für einen Rentenantrag unter anderem Informationen über das Krankenversicherungsverhältnis. Hierzu zählt neben dem Namen der Krankenkasse auch die Dauer der Versicherungszeit. Eine entsprechende Bescheinigung über die Versicherungszeit stellen die Krankenkassen auf Anfrage aus.

Für die Einschreibung an einer Hochschule oder Universität benötigen die zukünftigen Studierenden eine spezifische Versicherungsbescheinigung zur Immatrikulation. Diese bestätigt, dass der Studienplatzbewerber bei einer Krankenkasse versichert ist und ist mit einer Mitgliedsbescheinigung vergleichbar. Auch diese Bescheinigung wird von der Krankenkasse auf Wunsch ausgestellt und postalisch nach Hause versendet. Neben der eigentlichen Versicherungsbescheinigung erhält man in der Regel noch zwei weitere Meldebögen, weshalb zum Teil auch von 3-fach-Bescheinigung die Rede ist. Diese sind ebenfalls im Immatrikulationsbüro der Hochschule vorzulegen.

Bezieher von Arbeitslosengeld II ("Hartz IV-Empfänger") sind grundsätzlich in der gesetzlichen Krankenversicherung pflichtversichert. Da die Krankenversicherungsbeiträge in diesem Fall vom Jobcenter übernommen werden, muss diesem gegenüber die Mitgliedschaft bei der Krankenkasse mit entsprechender Bescheinigung nachgewiesen werden.

Eine Mitgliedsbestätigung der Krankenkasse enthält neben dem Namen der Krankenkasse  personenbezogene Daten, unter anderem:

    • den Vor- und Nachnamen,
    • das Geschlecht,
    • das Geburtsdatum sowie
    • die Sozialversicherungsnummer.

Bis Ende des Jahres 2020 mussten Arbeitnehmer ihrem Arbeitgeber bei Aufnahme einer Beschäftigung eine Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse in Papierform vorlegen, damit dieser die Anmeldung vornehmen konnte.

Dieses Verfahren ist durch das 7. SGB IV-Änderungsgesetz zum 1. Januar 2021 digitalisiert und durch eine elektronische Rückmeldung ersetzt worden: Von nun an können Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer auch ohne Vorlage einer Mitgliedsbescheinigung in Papierform bei einer Krankenkasse anmelden. Der Arbeitnehmer informiert seinen Arbeitgeber zu Beginn des Arbeitsverhältnisses ohnehin darüber, bei welcher Krankenkasse er versichert ist - diese Angabe ist künftig ausreichend, damit der Arbeitgeber die Anmeldung vornehmen kann. Anschließend melden die Krankenkassen auf elektrononischem Wege zurück, ob und seit wann eine Mitgliedschaft besteht ("elektronische Rückmeldung").
Laut Gesetzesentwurf gilt das für folgende Fälle und Möglichkeiten:

    • Beginn einer Beschäftigung
    • Krankenkassenwechsel des Arbeitnehmers
    • gleichzeitige An- und Abmeldung

Die Reaktion der Krankenkasse kann dabei, je nach Versicherungsstatus des Arbeitnehmers, unterschiedlich ausfallen:

• „Mitgliedschaft besteht“; Beginn-Datum ist mit der Anmeldung identisch
• „Mitgliedschaft besteht“, Beginn-Datum liegt in der Zukunft
• „Mitgliedschaft besteht nicht“, ohne Angabe eines Datums
• „Mitgliedschaft besteht nicht“, mit Angabe eines Datums

Der Regelfall wird die zuerst genannte Reaktionsmöglichkeit der Krankenkasse sein, die der bisherigen analogen Mitgliedsbescheinigung entspricht.

Bei einer positiven Rückmeldung, bei der jedoch das Beginn-Datum in der Zukunft liegt, muss die falsch erfolgte Meldung storniert und mit dem bei der Rückmeldung der Krankenkasse genannten Zeitpunkt erneut abgegeben werden. Dieser Fall tritt zumeist ein, wenn die Mitgliedschaft des Arbeitnehmers bei der genannten Krankenkasse erst zu einem späteren Zeitpunkt beginnen kann.

Eine negative Rückmeldung ohne Angabe eines Datums hat zumeist den Grund, dass der Arbeitnehmer eine falsche Krankenkasse angegeben hat oder privat krankenversichert ist. Auch in diesem Fall muss die Meldung storniert werden.

Erfolgt die Meldung „Mitgliedschaft besteht nicht“ mit der Angabe eines Datums, so ist der Arbeitnehmer familienversichert und eine Mitgliedsbescheinigung nicht erforderlich.

Auch für die Mitgliedsbescheinigungen zur Vorlage im Immatrikulationbüro zu Beginn eines Studiums gilt zukünftig ein elektronisches Verfahren. Die Studienbewerber fordern diese selbst bei ihrer Krankenkasse an. Die Kasse übermittelt den aktuallen Versicherungsstatus dann an die Hochschule. Dies erfolgt durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung.

Tipp: Da die Teilnahme an dem elektronischen Meldeverfahren erst ab 2022 verpflichtend ist, kann es vorkommen, dass die Versicherungsbescheinigung in Papierform der Hochschule vorgelegt werden muss, wenn diese noch nicht an der Datenübertragung teilnimmt.

Eine Mitgliedsbestätigung der Krankenkasse kann in den Geschäftsstellen der Krankenkassen oder unter folgender Telefonnummer beantragt werden: