Mitgliedsbescheinigung

Die Mitgliedsbescheinigung ist ein offizielles Dokument einer gesetzlichen Krankenkasse. Sie weist nach, dass eine Person dort gesetzlich versichert ist und Anspruch auf Leistungen der Kranken- und Pflegeversicherung hat. Während die Bescheinigung früher in Papierform vorgelegt werden musste, läuft der Austausch mit Arbeitgebern, Hochschulen und anderen Stellen heute größtenteils vollautomatisch und digital über elektronische Meldeverfahren ab.

Die Mitgliedsbescheinigung einer gesetzlichen Krankenkasse enthält im Wesentlichen folgende versicherungsrelevante Daten:

• Vollständiger Name und Anschrift der versicherten Person

• Geburtsdatum und Geschlecht

• Krankenversichertennummer (KVNR) sowie Sozialversicherungsnummer (SV-Nummer)

• Name der Krankenkasse und Betriebsnummer der Einzugsstelle

• Beginn (und ggf. Ende) der Mitgliedschaft sowie der Versicherungsstatus (z. B. pflichtversichert, freiwillig versichert)

Seit dem 1. Januar 2021 ist die analoge Mitgliedsbescheinigung aus Papier bei Aufnahme einer neuen Beschäftigung weitgehend überflüssig (§ 175 SGB V / 7. SGB IV-Änderungsgesetz).

Arbeitnehmer geben vor Arbeitsbeginn im Personalfragebogen lediglich den Namen ihrer Krankenkasse an. Der Arbeitgeber meldet den neuen Mitarbeiter im elektronischen Entgeltabrechnungssystem bei der angegebenen Krankenkasse an (Meldeschlüssel GD 10 oder GD 40). Die Krankenkasse übermittelt daraufhin automatisch eine elektronische Rückmeldung über das SV-Meldesystem, die das Bestehen der Mitgliedschaft bestätigt.

Wechselt ein Arbeitnehmer während der laufenden Beschäftigung die Krankenkasse, reagiert die neue Krankenkasse mit einer elektronischen Meldung an den Arbeitgeber sowie an die bisherige Krankenkasse. Laut § 175 SGV  muss die neue Krankenkasse die Meldung unverzüglich senden, spätestens jedoch nach zwei Wochen. In der Rückmeldung ist das Ablaufdatum der bisherigen Mitgliedschaft anzugeben. Eine zusätzliche Mitgliedsbestätigung der Krankenkasse ist bei einem Krankenkassenwechsel nicht mehr erforderlich.

Ausnahme: Sollte ein Arbeitgeber oder eine Behörde in Ausnahmefällen dennoch einen physischen Nachweis verlangen, können Versicherte die Mitgliedsbescheinigung jederzeit im PDF-Format über die Service-App oder das Online-Portal ihrer Krankenkasse herunterladen, telefonisch anfordern oder per Post zustellen lassen.

Auch bei der Einschreibung an einer staatlichen oder staatlich anerkannten Hochschule (Universität, Fachhochschule) entfällt die Vorlage von Papierbescheinigungen vollständig. Das Verfahren ist nach § 199a SGB V rein elektronisch geregelt (Studentisches Meldeverfahren). Studienanfänger kontaktieren ihre Krankenkasse (bzw. die Kasse, bei der eine Familienversicherung besteht) und bitten um die elektronische Versicherungsbestätigung für die Immatrikulation. Damit die Krankenkasse die Meldung der richtigen Hochschule zuordnen kann, benötigt sie die Absendernummer (Hochschulnummer) der jeweiligen Bildungseinrichtung. Diese individuelle Kennung wird den Studienplatzbewerbern im Bewerbungs- oder Zulassungsportal der Hochschule mitgeteilt. Die Krankenkasse übermittelt den Versicherungsstatus als elektronische M10-Meldung direkt über den Datenaustausch an die Hochschule. Erst nach Eingang dieser Meldung ist die Immatrikulation administrativ abgeschlossen.

Bei der Beantragung einer Rente oder einer Kontenklärung benötigt die Deutsche Rentenversicherung Nachweise über die zurückgelegten Krankenversicherungszeiten. Die Dauer der Vorversicherungszeit in der GKV entscheidet darüber, ob im Alter ein Anspruch auf die kostengünstige Krankenversicherung der Rentner (KVdR) besteht. Eine entsprechende Bescheinigung über die Historie der Versicherungszeiten stellen die Krankenkassen auf Antrag gesondert aus.

Für beitragsfrei mitversicherte Familienangehörige (z. B. Kinder oder Ehepartner) stellen gesetzliche Krankenkassen keine klassischen Mitgliedsbescheinigungen aus, da diese Personen rechtlich keine eigenen Mitglieder der Kasse sind.

Auf Anfrage stellen die Krankenkassen jedoch eine Bestätigung über die bestehende Familienversicherung aus. Dieser Nachweis kann ebenfalls bequem über die App oder das Online-Portal der jeweiligen Krankenkasse heruntergeladen oder angefordert werden.

• Versicherungsbescheinigung für Familienversicherte bei der TK beantragen

Empfänger von Grundsicherungsgeld (ehemals Bürgergeld) sind in der Regel versicherungspflichtig in der gesetzlichen Krankenversicherung. Die Beiträge werden direkt vom Jobcenter übernommen. Der Nachweis der Mitgliedschaft erfolgt primär über den elektronischen Datenaustausch zwischen den Leistungsbehörden (Jobcenter / Agentur für Arbeit) und den Krankenkassen. Sollte das Jobcenter im Einzelfall einen schriftlichen Nachweis anfordern, reicht die reguläre Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse aus.

Bis Ende des Jahres 2020 mussten Arbeitnehmer ihrem Arbeitgeber bei Aufnahme einer Beschäftigung eine Mitgliedsbescheinigung laut § 175 SGB V in Papierform vorlegen, damit dieser die Anmeldung vornehmen konnte. Dieses Verfahren wurde durch das 7. SGB IV-Änderungsgesetz mit Wirkung zum 1. Januar 2021 digitalisiert und durch eine elektronische Rückmeldung ersetzt worden. 

Die elektronische Rückmeldung ersetzte die Mitgliedsbescheinigung in folgenden Fällen:

    • Beginn einer Beschäftigung
    • Krankenkassenwechsel des Arbeitnehmers
    • gleichzeitige An- und Abmeldung

Die Reaktion der Krankenkasse kann dabei, je nach Versicherungsstatus des Arbeitnehmers, unterschiedlich ausfallen:

• „Mitgliedschaft besteht“ -  Beginn-Datum ist mit der Anmeldung identisch
• „Mitgliedschaft besteht“ - Beginn-Datum liegt in der Zukunft
• „Mitgliedschaft besteht nicht“ - ohne Angabe eines Datums
• „Mitgliedschaft besteht nicht“ - mit Angabe eines Datums

Der Regelfall wird die zuerst genannte Reaktionsmöglichkeit der Krankenkasse sein, die der bisherigen analogen Mitgliedsbescheinigung entspricht.

Bei einer positiven Rückmeldung, bei der jedoch das Beginn-Datum in der Zukunft liegt, muss die falsch erfolgte Meldung storniert und mit dem bei der Rückmeldung der Krankenkasse genannten Zeitpunkt erneut abgegeben werden. Dieser Fall tritt zumeist ein, wenn die Mitgliedschaft des Arbeitnehmers bei der genannten Krankenkasse erst zu einem späteren Zeitpunkt beginnen kann.

Eine negative Rückmeldung ohne Angabe eines Datums hat zumeist den Grund, dass der Arbeitnehmer eine falsche Krankenkasse angegeben hat oder privat krankenversichert ist. Auch in diesem Fall muss die Meldung storniert werden.

Erfolgt die Meldung „Mitgliedschaft besteht nicht“ mit der Angabe eines Datums, so ist der Arbeitnehmer familienversichert und eine Mitgliedsbescheinigung nicht erforderlich.

Versicherte können die Mitgliedsbestätigung bei ihrer Krankenkasse telefonisch oder direkt im Kundencenter vor Ort anfordern. Zudem bieten die meisten Krankenkassen Online-Services an, mit Hilfe derer Mitgliedsbescheinigungen beantragt oder direkt heruntergeladen werden können - entweder über ein Online-Formular, über eine Krankenkassen-App oder über das Kundenprofil eines Online-Portals.

Bei der Techniker Krankenkasse (TK) kann eine Mitgliedsbescheinigung auch über das Webportal "Meine TK" sowie über die TK-App heruntergeladen werden.

Versicherte der AOK können ebenfalls neben dem Online-Portal "Meine AOK" die "Meine AOK"-App zum Erstellen von Bescheinigungen nutzen.

• Mitgliedsbescheinigung bei einer AOK beantragen

Auch die BARMER bietet Versicherten die Möglichkeit, die Mitgliedsbescheinigung über ein Benutzerkonto über die Webseite anzufordern.