Digitalisierung

Probleme mit der elektronischen Patientenakte? So hilft die Ombudsstelle

veröffentlicht am 29.05.2026 von Redaktion krankenkasseninfo.de

Ombudsstellen zur Elektronischen Patientenakte (ePA)

Seit 2025 ist die Elektronische Patientenakte eine allgemein verfügbare Anwendung. Dass die Krankenkassen automatisch eine ePA eingerichtet haben, wenn bislang kein Widerspruch erfolgte, ist vielen Versicherten nicht bewusst. Aber auch zur Anwendung und Nutzung der Akte gibt es Unsicherheiten und offene Fragen. Die ePA-Ombudsstellen sder einzelnen Krankenkassen stehen den Versicherten zur Seite.

2026-05-29T16:25:00+02:00

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Wie erfolgt der Zugriff auf meine Daten und wer darf sie einsehen? Wie kann ich einzelne Dokumente freigeben oder löschen? Und ist ein Widerspruch gegen die ePA auch jetzt noch möglich? Mit solchen Problemen sehen sich Versicherte konfrontiert, wenn sie die Elektronische Patientenakte nutzen wollen oder vom Arzt danach gefragt werden. Manche Versicherte wissen nicht einmal, dass es für sie schon eine ePA für sie gibt.

Inhaltsverzeichnis

Was ist die ePA?

In der elektronischen Patientenakte können medizinische Befunde, Medikationspläne oder Notfalldaten digital abgelegt und verwaltet werden. Die Versicherten können selbst entscheiden, wer Zugriff auf ihre sensiblen Daten bekommt. Dazu können sie die Zugriffsrechte selbst managen und auch Dateien eigenständig löschen. Wer die ePA nicht nutzen will, kann der Einrichtung auch nachträglich widersprechen. Im Lebensalltag lässt sich das jedoch nicht so leicht umsetzen, wenn technische Kenntnisse im Umgang mit der Anwendung fehlen. Nur 25 Prozent der Versicherten ist laut Verbraucherzentrale Hamburg bislang in der Lage, die ePA aktiv zu verwalten. Vor allem ältere Menschen sind nicht selten überfordert und wissen auch nicht, wo es Hilfe gibt.

Wichtig zu wissen: Versicherte haben das Recht, ihre Daten selbst zu verwalten, Zugriffe einzuschränken und sich über alle Aktivitäten in ihrer ePA informieren zu lassen. Die Ombudsstellen sollen dabei helfen, diese Rechte tatsächlich wahrnehmen zu können.

Ombudsstellen: Anlaufstelle bei ePA-Problemen

Jede gesetzliche Krankenkasse ist laut SGB V verpflichtet, eine Ombudsstelle für die elektronische Patientenakte bereitzustellen. Jede gesetzliche Krankenkasse unterhält also eine Kontaktstelle, um bei Problemen und Fragestellungen rund um die ePA zu unterstützen, Widersprüche und Beschwerden entgegenzunehmen. Damit sind die Ombudsstellen eine wichtige Anlaufstelle für alle, die Unterstützung bei der Nutzung ihrer Gesundheitsdaten benötigen.

Anwendung von medizinischer Fußpflege

Einrichtung des ePA-Zugangs / Probleme mit ePA-App
Erteilen oder Einschränken von Zugangsrechten ( zB Arztpraxen, Krankenhäuser, Apotheken)
Auskünfte darüber, wer wann auf die Akte zugegriffen hat
Widersprüche gegen einzelne Anwendungsfälle der ePA (einschließlich Medikationsdaten und E-Rezept)
Widersprüche gegen den Zugriff von Ärzten, Apotheken, Therapeuten oder Kliniken
Widerspruch gegen die Weitergabe von Gesundheitsdaten zu Forschungszwecken
Rücknahme von bereits erteilten Widersprüchen
Bereitstellung von ePA-Protokolldaten an versicherte Personen
Löschen der elektronischen Patientenakte

Hilfsangebot kaum bekannt

Trotz gesetzlicher Verpflichtung sind die Ombudsstellen bislang wenig bekannt. Laut Verbraucherzentrale Hamburg wusste weniger als ein Viertel der gesetzlich Versicherten, dass ihre Krankenkasse eine entsprechende Stelle eingerichtet hat. Besonders gering ist der Bekanntheitsgrad bei älteren Menschen. Die Verbraucherzentrale fordert deshalb, dass Krankenkassen ihre Unterstützungsangebote sichtbarer machen und Versicherte aktiver informieren.

ePA-Frust? Das sollten Sie tun

Wer unsicher im Umgang mit der elektronischen Patientenakte ist oder technische Schwierigkeiten hat, sollte sich direkt an die Krankenkasse wenden und nach der ePA-Ombudsstelle fragen. Häufig erfolgt der Erstkontakt über den allgemeinen Kundenservice, da nicht alle Krankenkassen eigene ePA-Hotlines eingerichtet haben.

Krankenkasse	Tel Ombudsstelle	E-Mail
DAK Gesundheit	040-2094737-9525	service-ePA-Ombudsstelle@dak.de
HEK	040 65696-2983	ombudsstelle (at) hek.de
BKK exklusiv	05132/5001-0	ombudsstelle.epa@bkkexklusiv.de
Mobil Krankenkasse	0800 255 3002-811	ombudsstelle@mobil-krankenkasse.de
BKK_DürkoppAdler	0521 557847-599	ombudsstelle@bkk-da.de
BKK Akzo Nobel	06022 7069-333	epa@bkk-akzo.de
BKK Freudenberg	06201 690500-1	ombudsstelle.epa(at)bkk-freudenberg.de
Pronova BKK	0214 32296-4916	epa-ombudsstelle@pronovabkk.de