Meldeverfahren

Das Meldeverfahren im Personalwesen bezeichnet die gesetzlich vorgeschriebene elektronische Übermittlung von sozialversicherungsrelevanten Daten von Arbeitgebern an die gesetzlichen Krankenkassen als zuständige Einzugsstellen.

Meldeverfahren dienen der gesetzeskonformen Erfassung und Abwicklung von Daten zur Krankenversicherung, zur Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Es ist ein zentraler Bestandteil der digitalen Kommunikation im deutschen Sozialversicherungssystem. Rechtsgrundlagen für die Meldeverfahren finden sich unter anderem im Sozialgesetzbuch IV (SGB IV), in der DEÜV (Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung) sowie dem § 28a SGB IV zur Datenübermittlung.

•     Anmeldung (z. B. bei Beschäftigungsbeginn)
•     Abmeldung (z. B. bei Austritt)
•     Entgeltmeldung (z. B. zur Jahresmeldung)
•     Unterbrechungsmeldung (z. B. bei Elternzeit)
•     Sofortmeldung (bei bestimmten Branchen, § 28a Abs. 4 SGB IV)
•     Beitragsnachweise (zur Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge)

    Arbeitgeber: Erstellt und übermittelt Meldungen für alle sozialversicherungspflichtig Beschäftigten.

    Krankenkassen: Agieren als zentrale Annahmestellen für die Meldungen und leiten relevante Informationen weiter, z. B. an Rentenversicherungsträger.

    ITSG GmbH: Verantwortlich für die technische Plattform des Datenaustauschs (GKV-Kommunikationsserver).

    Entgeltabrechnungsprogramme: Müssen von der ITSG zertifiziert sein und unterstützen das standardisierte Verfahren.

1. Erfassung der Meldung im Lohn- oder Abrechnungssystem.

2. Prüfung und Validierung der Daten (automatisiert).

3. Elektronische Übertragung über den Kommunikationsserver an die zuständige Krankenkasse.

4. Rückmeldung an den Arbeitgeber mit einer Bestätigung oder Fehlerhinweis (sog. Verarbeitungsprotokoll).

    - Schnelle und sichere Datenübermittlung

    - Reduzierter Verwaltungsaufwand

    - Fehlerminimierung durch elektronische Prüfungen

    - Rechtssicherheit für Arbeitgeber