Beitragsnachweis

Für Arbeitnehmer müssen in jedem Abrechnungszeitraum Sozialversicherungsbeiträge berechnet werden. Mit einem Beitragsnachweis übermitteln die Arbeitgeber der Einzugstelle, also der Krankenkasse des Beschäftigten, die Höhe und die Aufteilung der Sozialversicherungsbeiträge, die sie zahlen müssen. Dabei werden die abzuführenden Beiträge getrennt nach Beitragsgruppen aufgeführt. Die Beitragsnachweise werden den Einzugsstellen elektronisch übermittelt.

Es ist essenziell, zwischen dem Meldetermin für die Daten (Beitragsnachweis) und dem Termin für den eigentlichen Geldeingang (Fälligkeit) zu unterscheiden. Beide Fristen orientieren sich an den sogenannten Bankarbeitstagen (Tage, die keine Wochenenden oder bundesweiten Feiertage sind; Heiligabend und Silvester zählen als SEPA-Bankfeiertage ebenfalls nicht).

1. Die Fälligkeit der Zahlung (Geldeingang): Nach § 23 Abs. 1 SGB IV werden die Sozialversicherungsbeiträge in der voraussichtlichen Höhe stets am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig. An diesem Tag muss das Geld zwingend auf dem Konto der Krankenkasse wertgestellt sein.

2. Die Übermittlung des Beitragsnachweises (Dateneingang): Gemäß § 28f Abs. 3 SGB IV muss der elektronische Beitragsnachweis exakt zwei Arbeitstage vor der Fälligkeit der Beiträge vorliegen – und zwar spätestens um 0:00 Uhr dieses Tages (fünftletzter Bankarbeitstag).

Da die Frist für den Beitragsnachweis um Punkt Mitternacht (0:00 Uhr) abläuft, muss die Datei in der Praxis zwingend schon am Vortag dieses Datums gesendet werden.

Es ist die Aufgabe des Arbeitgebers den Beitragsnachweis spätestens zwei Arbeitstage vor der Fälligkeit zu übermitteln. Somit muss der Beitragsnachweis zu Beginn, also spätestens um null Uhr des fünftletzten Bankarbeitstages eines Monats der Krankenkasse vorliegen. Es ist ratsam den Nachweis im Laufe des Vortages zu übermitteln, damit die Krankenkassen am Tag des Fristendes darüber verfügen können. Die Sozialversicherungsbeiträge sind nach §23 Abs. 1 SGB IV am drittletzten Arbeitstag des Monats der Beschäftigung fällig und müssen an diesem Tag bei der Einzugsstelle eingegangen sein.

Datensätze der Beitragsnachweise dürfen ausschließlich durch eine gesicherte, verschlüsselte Datenübertragung elektronisch übermittelt werden. Hierfür dürfen nur systemgeprüfte Lohnabrechnungsprogramme oder maschinell erstellte Ausfüllhilfen verwendet werden. Für Arbeitgeber ohne eigenes Abrechnungssystem steht als Ausfüllhilfe das offizielle SV-Meldeportal (ehemals sv.net) zur Verfügung. Die Nutzung dieses Portals ist nach einer Übergangsfrist mittlerweile kostenpflichtig.

Sollte der Beitragsnachweis zum Stichtag nicht vorliegen, ist die Krankenkasse gesetzlich befugt, die Höhe der Beitragsschuld zu schätzen und abzubuchen sowie den fehlenden Nachweis anzumahnen. Worauf sich die Kasse bei der Schätzung stützt, bleibt ihr weitgehend vorbehalten. Es ist zulässig, dass sie das Arbeitsentgelt des Vormonats heranzieht oder sich am oberen Rand orientiert, wodurch eine Kalkulation der Krankenkasse zumeist höher ausfällt.

Die vorgenommene Schätzung gilt, bis ein ordnungsgemäßer Beitragsnachweis nachgereicht wird. Sollte aufgrund der Schätzung ein zu geringer Betrag abgebucht und überwiesen worden sein, werden nach § 24 Abs. 1 SGB IV auf den ausstehenden Differenzbetrag gesetzliche Säumniszuschläge (1 Prozent pro angefangenem Monat) erhoben.

Die Absenkung des Beitragssatzes zur Krankenversicherung im Jahr 2015 hatte zur Folge, dass die Krankenkassen Zusatzbeiträge erhoben, die bei der Entgeltabrechnung einzubehalten und mit dem regulären Krankenversicherungsbeitrag abzuführen sind. Jede Krankenkasse legt einen individuellen Zusatzbeitragssatz fest.
Der gesetzliche Beitragssatz sowie der individuelle Zusatzbeitrag der Krankenkassen müssen beide im Beitragsnachweis abgebildet werden. Für den Zusatzbeitrag stehen dabei gesonderte Felder bei der Übermittlung des Beitragsnachweises zur Verfügung.

Eine Beitragsschätzung findet statt, wenn Angestellte nach ihren tatsächlich geleisteten Stunden bezahlt werden. In diesem Fall kann es vorkommen, dass die Gesamtstunden zum Fälligkeitstermin der Beitragsfrist noch nicht bekannt sind und dadurch Arbeitsstunden fehlen, die für die Berechnung der Beitragshöhe notwendig sind.
Beitragsschätzungen betreffen vor allem Unternehmen, die das Arbeitsentgelt monatlich auf Stundenbasis berechnen, wie es beispielsweise in der Gastronomie, bei Speditionen oder im Einzelhandel der Fall ist.

Die Grundlage für den Schätzwert bilden die Vormonate. Um eine Ausgleich zu schaffen muss eine Differenz zwischen dem Schätzwert und dem realen Entgelt in den folgenden Monat übertragen werden. Der Beitragssoll im nächsten Monat besteht dann aus zwei Komponenten:

• der geschätzten Höhe der Beitragsschuld des aktuellen Monats und
• dem Restbeitrag des Vormonats, der möglicherweise übrig bleibt.

Ein besonderer Beitragsnachweis, also pauschale Beiträge sowie die einheitliche Pauschsteuer für geringfügig Beschäftigte, werden in einem gesonderten Beitragsnachweis für geringfügig Beschäftigte gegenüber der Minijob-Zentrale nachgewiesen.

Ein Beitragsnachweis kann als Dauer-Beitragsnachweis gekennzeichnet werden, wenn sich die Höhe des beitragspflichtigen Entgeltes und somit auch die Beitragshöhe monatlich nicht ändert. Ein neuer Beitragsnachweis muss erst wieder bei einer Änderung der Beitragshöhe an die Einzugstelle übermittelt werden.
Jedoch: Bei einer Änderung des Beitragssatzes oder der Erhöhung der Beitragsbemessungsgrenze muss, trotz gleichbleibendem Entgelt, ein neuer Beitragsnachweis eingereicht werden.

Ein sogenannter Null-Nachweis kommt zustande, wenn innerhalb eines Monats keine Sozialversicherungsbeiträge, Umlagen U1, U2 oder Insolvenzgeldumlagen fällig sind. Dies kann aufgrund von unbezahlten Urlaub, Krankengeldbezug oder Ähnlichem vorkommen. Ein Beitragsnachweis ist aber auch in diesem Fall einzureichen. Diese Regelung ist nur in den Monaten zu beachten, in denen die Beschäftigten noch gemeldet sind.