Unbedenklichkeitsbescheinigung (Krankenkasse)

Eine Unbedenklichkeitsbescheinigung (auch Beitragsnachweis oder Zuverlässigkeitsnachweis) wird Arbeitgebern von den gesetzlichen Krankenkassen ausgestellt. Sie bestätigt, dass ein Unternehmen als Arbeitgeber ordnungsgemäß geführt wird, die gemeldeten Sozialversicherungsbeiträge pünktlich abführt und keine Beitragsrückstände bestehen.

Besonders bei der Vergabe öffentlicher Aufträge, im Baugewerbe sowie bei Kreditvergaben von Banken dient die Unbedenklichkeitsbescheinigung als zentraler Nachweis für die finanzielle Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit eines Betriebes.

Mit dem § 108b SGB IV wurde die Beantragung und Ausstellung von Unbedenklichkeitsbescheinigungen in ein elektronisches Antrags- und Bescheinigungsverfahren überführt. Anträge per Telefon, E-Mail oder über formlose Papierformulare sind für Arbeitgeber nicht mehr vorgesehen. Das Verfahren ist vollständig digitalisiert.

Arbeitgeber stellen den Antrag auf Ausstellung einer Unbedenklichkeitsbescheinigung auf elektronischem Weg:

• direkt aus einem zertifizierten Entgeltabrechnungsprogramm heraus (mit dem Zusatzmodul für Unbedenklichkeitsbescheinigungen) oder

• über das offizielle SV-Meldeportal (systemgeprüfte Ausfüllhilfe für Arbeitgeber ohne entsprechende Software oder bei gelegentlichen Anträgen).

Die Rückmeldung der Einzugsstelle (Krankenkasse) erfolgt ebenfalls ausschließlich elektronisch direkt in das Abrechnungssystem oder das Postfach des SV-Meldeportals.

Das elektronische Meldeverfahren und die Datenbausteine zur Unbedenklichkeitsbescheinigung wurden weiter verfeinert und sind seit 2024 flächendeckend im Einsatz.

Arbeitgeber müssen die Bescheinigung bei wiederkehrendem Bedarf nicht mehr jedes Mal manuell anfordern. Es kann ein elektronisches Abonnement eingerichtet werden. Die Krankenkasse übermittelt die Unbedenklichkeitsbescheinigung dann automatisch im gewählten Rhythmus:

• monatlich

• vierteljährlich (quartalsweise)

• halbjährlich

Das Abonnement kann jederzeit beendet werden; Antrag und Beendigung laufen ebenfalls digital über Entgeltprogramm oder SV-Meldeportal.

Unternehmen, die über mehrere Betriebsnummern (z. B. verschiedene Niederlassungen oder Filialen) verfügen, können Anträge gezielt pro Betriebsnummer stellen oder zusammenfassen. Die Rückmeldung der Krankenkasse bezieht sich präzise auf die abgefragte Betriebsnummer und weist die dort gemeldeten Beschäftigtenzahlen aus.

Die Krankenkasse meldet auf den elektronischen Antrag einen eindeutigen Status zurück:

• Qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung: Bestätigt die Ordnungsmäßigkeit und nennt die Anzahl der angemeldeten Beschäftigten sowie die Beitragsfreiheit bzw. pünktliche Zahlung.

• Einfache Unbedenklichkeitsbescheinigung: Bestätigt das Bestehen eines Arbeitgeberkontos ohne Angabe konkreter Beschäftigtenzahlen.

• Ablehnung / Hinweis: Liegen Beitragsrückstände vor oder ist das Arbeitgeberkonto nicht ordnungsgemäß geführt, wird die Ausstellung elektronisch abgelehnt oder mit einem entsprechenden Hinweis versehen.

Besonders relevant ist die Unbedenklichkeitsbescheinigung im Baugewerbe. Nach § 28e SGB IV haftet ein Hauptunternehmer (Auftraggeber) für die Sozialversicherungsbeiträge eines von ihm beauftragten Nachunternehmers (Subunternehmer) wie ein Ausfallbürge.

Gerät der Subunternehmer in Insolvenz und hat keine Sozialversicherungsbeiträge gezahlt, kann die Krankenkasse den Hauptunternehmer in Mithaftung nehmen. Durch die Anforderung einer aktuellen Unbedenklichkeitsbescheinigung vor Auftragsvergabe und Vorlage von Abo-Bescheinigungen während der Bauphase dokumentiert der Hauptunternehmer die Zuverlässigkeit seines Subunternehmers.

Wichtiger Hinweis: Eine (einmalige) Unbedenklichkeitsbescheinigung befreit nicht von der Haftung nach § 28e SGB IV. Auch mit gültiger Bescheinigung kann der Generalunternehmer in Anspruch genommen werden, wenn der Subunternehmer Beiträge nicht zahlt. Regelmäßige aktuelle Bescheinigungen stärken die Sorgfaltsdokumentation, schalten die Haftung aber nicht ab.

Neben der Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkassen für Arbeits- und Sozialversicherungsbeiträge existieren Nachweise in anderen rechtlichen Kontexten:

• Finanzamt / Steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung: Nachweis über die ordnungsgemäße Entrichtung von Steuern (häufig erforderlich für gewerbliche Erlaubnisse nach § 34c GewO).

• Grunderwerbsteuer (Grundbuchamt): Bestätigung des Finanzamtes, dass die Grunderwerbsteuer beim Immobilienkauf gezahlt wurde (Voraussetzung für die Eintragung als Eigentümer im Grundbuch).

• Gemeinden / Kommunen: Nachweis über die Entrichtung kommunaler Abgaben (z. B. Gewerbesteuer).

Diese Nachweise laufen rechtlich und verfahrenstechnisch nicht über § 108b SGB IV, sondern über die jeweils zuständigen Behörden.