Verwaltungskosten (Krankenkassen)

Verwaltungskosten sind die Ausgaben, die eine gesetzliche Krankenkasse für die Organisation und Durchführung ihrer Aufgaben benötigt. Die Verwaltungskosten sind von den Leistungsausgaben zu unterscheiden. 

Zu den Verwaltungskosten gehören beispielsweise die Beschäftigung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Geschäftsstellen, IT-Systeme, Telefon- und Online-Services, Porto, Beratung, die Bearbeitung von Leistungsanträgen sowie Prüfungs- und Gerichtskosten.

Leistungsausgaben sind die Kosten für die medizinische und gesundheitliche Versorgung der Versicherten, etwa für Krankenhausbehandlungen, Arzneimittel, ärztliche Behandlungen oder Krankengeld.

• Personalkosten für Beschäftigte der Krankenkasse
• Kosten für Geschäftsstellen und deren Ausstattung
• IT- und Digitalisierungskosten
• Kosten für Telefonie, Porto und Kommunikation
• Aufwendungen für Beratung und Betreuung der Versicherten
• Bearbeitung von Leistungs- und Beitragsangelegenheiten
• Kosten für Prüfungen und Beratungen
• bestimmte Kosten der Rechtsverfolgung und Sozialgerichtsverfahren
• Aufwendungen für die Selbstverwaltung und Krankenkassenorgane
• bestimmte Aufwendungen für Verbände und gemeinsame Einrichtungen

Die Verwaltungskosten machen nur einen relativ kleinen Teil der Gesamtausgaben der gesetzlichen Krankenversicherung aus. 2024 beliefen sich die Netto-Verwaltungskosten der GKV auf rund 12,6 Milliarden Euro. Das entsprach 3,86 Prozent der Gesamtausgaben. Rund 96 Prozent der Ausgaben entfielen damit auf andere Bereiche, insbesondere die gesundheitliche Versorgung.

Für 2025 weist die GKV-Finanzstatistik Nettoverwaltungskosten von insgesamt rund 13,3 Milliarden Euro aus. Gegenüber dem Vorjahr stiegen sie je Versichertem um 4,7 Prozent.

Ein erheblicher Teil der Verwaltungskosten entfällt auf Personal. Nach Angaben des GKV-Spitzenverbandes machen Personalkosten etwa 85 Prozent der Verwaltungskosten aus. Die Beschäftigten übernehmen unter anderem Beratung, Antragsbearbeitung, Auskünfte und Fallmanagement.

Die Verwaltungskosten können sich zwischen den einzelnen Krankenkassen deutlich unterscheiden. Gründe sind unter anderem die Größe der Kasse, die Zahl und Struktur der Geschäftsstellen, der Personalbestand, der Grad der Digitalisierung und die Organisation von Kundenservice und Leistungsbearbeitung.

Bei einer großen Krankenkasse können sich beispielsweise hohe absolute Verwaltungsausgaben auf eine große Zahl von Versicherten verteilen. Deshalb wird häufig der Verwaltungskostenbetrag je Versichertem zum Vergleich herangezogen.

Niedrige Verwaltungskosten bedeuten allerdings nicht automatisch eine bessere Krankenkasse. Eine Kasse kann höhere Kosten haben, weil sie beispielsweise besonders viele Geschäftsstellen unterhält oder umfangreiche Beratungs- und Serviceangebote anbietet.

Die Verwaltungskosten werden grundsätzlich aus den Finanzmitteln der gesetzlichen Krankenversicherung getragen. Die Krankenkassen erhalten über den Gesundheitsfonds Zuweisungen, die unter anderem auch standardisierte Verwaltungsausgaben berücksichtigen. Reichen die Zuweisungen und sonstigen Einnahmen nicht aus, müssen Krankenkassen ihren zusätzlichen Finanzbedarf über den kassenindividuellen Zusatzbeitrag decken.

Damit können Verwaltungskosten indirekt auch für die Höhe des Zusatzbeitrags relevant sein: Je wirtschaftlicher eine Krankenkasse arbeitet, desto größer ist grundsätzlich ihr finanzieller Spielraum.

Das Sozialgesetzbuch verpflichtet die Krankenkassen ausdrücklich, bei ihren Verwaltungsangelegenheiten sparsam und wirtschaftlich zu handeln. § 4 Abs. 4 SGB V schreibt vor, dass die Ausgaben entsprechend auszurichten sind und Wirtschaftlichkeitsreserven genutzt werden sollen.

Für das Jahr 2026 gilt außerdem eine besondere Begrenzung: Die sächlichen Verwaltungsausgaben einer Krankenkasse dürfen gegenüber 2024 grundsätzlich um nicht mehr als 8 Prozent steigen. Ausgenommen sind bestimmte Aufwendungen für die Datentransparenz.

Für Versicherte können die Verwaltungskosten ein interessantes Vergleichskriterium sein. Besonders aussagekräftig ist dabei der Verwaltungskostenbetrag je Versichertem. Er zeigt, wie viel eine Krankenkasse rechnerisch pro Versichertem für ihre Verwaltung ausgibt.

Allerdings sollte dieser Wert nicht isoliert betrachtet werden. Entscheidend für die Versicherten sind ebenso der Zusatzbeitrag, die Leistungen, der Kundenservice, die Erreichbarkeit und die Qualität der Versorgung.

Kurz gesagt: Verwaltungskosten sind notwendig, damit Krankenkassen ihre Aufgaben erfüllen können. Sie machen nur einen kleinen Teil der gesamten GKV-Ausgaben aus, stehen aber regelmäßig im Mittelpunkt der Diskussion über Wirtschaftlichkeit und mögliche Einsparungen bei den Krankenkassen.